Reglementen:

Huishoudelijk reglement van de Stichting Memories Together
versie 1.0 – 02-01-2020
Vastgesteld in de bestuursvergadering 02-01-2020

Begripsbepaling:
In dit reglement wordt verstaan onder:
– de stichting: Memories Together, gevestigd te Marknesse ingeschreven bij de Kamer van Koophandel te Lelystad onder nummer 76710408;
– de statuten: de statuten van de stichting, zoals vastgelegd in een akte gepasseerd op 20-12-2019
– het bestuur: het bestuur van de stichting als bedoeld in de Statuten;
– projecten: activiteiten in het kader van het realiseren van de doelstellingen van de stichting.

Beleid:
Het beleid is vastgelegd in een beleidsplan:
– Dit beleidsplan wordt jaarlijks geactualiseerd en herzien.
– Elke nieuwe versie van een beleidsplan is van kracht op het moment dat deze in de jaarvergadering is goedgekeurd.
– Het beleidsplan bevat (dan wel: wordt aangevuld met) een jaarplan en een jaarbegroting.
– In het eerste jaar wordt gebruik gemaakt van het projectplan, wat later zal groeien tot beleidsplan.

Taken en bevoegdheden van bestuur en bestuursleden:
Het bestuur en de bestuursbesluiten

Het bestuur:
– Bestuurt en vertegenwoordigt de stichting;
– Neemt bestuursbesluiten (zie de paragraaf ‘Bestuursbesluiten’ in dit huishoudelijk reglement);
– Is niet bevoegd tot het zelfstandig verrichten van uitgaven;
– Is niet bevoegd tot het aangaan van leningen:
– Handelt binnen de gestelde kaders vastgelegd in onder andere het beleidsplan, de jaarbegroting en de projectbudgetten, bestuursleden die niet binnen de gestelde kaders handelen zijn op de eerstvolgende bestuursvergadering aftredend;
– Ontstaat een vacature dan wel is een bestuurslid herverkiesbaar, dan kunnen nieuwe kandidaten uitsluitend op voordracht door één of meerdere zittende bestuursleden worden voorgedragen;
– Uitsluitend natuurlijke personen kunnen zitting nemen in het bestuur;
– Nieuwe bestuursleden worden benoemd bij acclamatie door de voorzitter of na schriftelijke verkiezing, beide op een reguliere bestuursvergadering, bij voorkeur de jaarvergadering. Kandidaat bestuursleden moeten in persoon ter vergadering aanwezig zijn, dan wel een schriftelijke bereidverklaring aan de voorzitter hebben gestuurd;
– Alle bestuursleden spannen zich als geheel en als individu maximaal in om de status als ANBI (Algemeen Nut Beogende Instelling) te behalen en nadien te behouden en verklaren zich bereid af te treden indien hun aanwezigheid in het bestuur de ANBI-status in gevaar brengt of zou kunnen brengen.
– Gedraagt zich naar de Code Cultural Governance

De voorzitter:
– Heeft algemene leiding van de stichting;
– Vertegenwoordigt de stichting naar buiten toe;
– Geeft leiding aan het bestuur;
– Is het eerste aanspreekpunt voor bestuursleden;
– Stelt in overleg met de secretaris de agenda voor elke vergadering op;
– Leidt de bestuursvergaderingen en de jaarvergadering;
– Ziet er op toe dat beslissingen worden genomen in overeenstemming met de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement;
– Ziet er op toe dat bestuursleden hun taken naar behoren vervullen en spreekt hen hierop aan indien dit niet het geval lijkt.
– Is mede gemachtigd betalingen te doen en de ING-rekening te beheren van Stichting Memories Together.

De vice-voorzitter:
– Vervangt de voorzitter bij diens afwezigheid;

De penningmeester:
– Is het eerste aanspreekpunt in het bestuur voor de directie met betrekking tot alle financiële aspecten;
– Beoordeelt of gedane uitgaven en declaraties vallen binnen de jaarbegroting, de kaders van projectbudgetten en/of de in bestuursvergaderingen gemaakte afspraken;
– Is 2e gemachtigde betalingen te doen samen met de voorzitter en de ING-rekening te beheren van Stichting Memories Together.

De secretaris:
– Neemt kennis van en behandelt de officiële stukken, schakelt waar nodig andere bestuursleden in en verzorgt de daaruit voortvloeiende correspondentie;
– Archiveert alle relevante documenten;

Overige bestuursleden:
Stichting Memories Together heeft voor 2 extra bestuursleden gekozen met alle bevoegdheden behalve toegang en beheer bank/ING van Stichting Memories Together, zodat er bij een calamiteit de zaken van de stichting kunnen doorgaan.

Vergaderingen:

Geldigheid:
Het bestuur kan slechts geldige besluiten nemen, indien tenminste twee/derde van het aantal zittende leden aanwezig is dan wel zich heeft laten vertegenwoordigen bij volmacht.

Agenda:
– Bestuur kan tot 2 weken voor de vergadering agendapunten aanleveren.
– De directie mailt de conceptagenda uiterlijk 7 dagen voor aanvang van de vergadering; Daags voor de vergadering stemt voorzitter laatste punten af met directie.
– Aan het begin van elke vergadering wordt de agenda definitief vastgesteld. Bestuursleden hebben hierbij de mogelijkheid punten aan de agenda toe te voegen, kunnen voorstellen punten te schappen of door te schuiven naar een volgende vergadering en kunnen voorstellen de volgorde van agendapunten te wijzigen.
– Vergaderingen worden de vergadering afgewerkt volgens de agenda; maar op eigen initiatief of op verzoek kan de voorzitter besluiten van die volgorde afwijken en/of besluiten een of meer punten door te schuiven naar een volgende vergadering.
– De penningmeester verzorgt directie de jaarstukken voor de jaarlijkse jaarvergadering
– Bestuur stelt deze in de jaarvergadering vast.

Verantwoordelijkheid:
Het bestuur is verantwoordelijk en beslist.

Notulen:
Van elke vergadering wordt een verslag gemaakt, dat zo snel mogelijk na de vergadering wordt verspreid onder de bestuursleden. Opgestelde conceptnotulen worden op de eerstvolgende vergadering besproken en vastgesteld.

Inbreng tijdens de vergadering:
– Van bestuursleden wordt een actieve inbreng verwacht;

Ideeën van bestuursleden zijn welkom en worden besproken of doorgeschoven naar een volgende vergadering;
– Het bestuur kan de voorzitter vragen andere personen dan bestuursleden toe te laten tot de vergadering. De voorzitter neemt in deze een beslissing;
– Iedere bestuurder kan zich in het bestuur door een andere bestuurder laten vertegenwoordigen op grond van een daartoe strekkende, schriftelijk verleende volmacht, die bij de aanvang van de betreffende vergadering moet worden overhandigd aan de voorzitter van die vergadering.
Donaties en declaraties:
– Alle inkomsten (subsidies en schenkingen) worden standaard gestort op de bankrekening van de stichting;
– Het beleidsplan bepaalt de kaders voor eventuele reserveringen voor volgende jaren;
– Bestuursleden zijn gerechtigd noodzakelijke kosten en reiskosten voortkomend uit hun bestuursfunctie te declareren;
– Bestuursleden zijn niet gerechtigd vacatiegeld te declareren of zich op andere wijzen voor hun inspanningen en/of tijdsbesteding te laten compenseren.

Bestuur:
– Stelt het beleidsplan op en legt dit aan het bestuur voor;
– Voert het beleidsplan uit;
– Stelt het jaarverslag op (incl. financiële verantwoording);
– Voert de financiële administratie;
– Waarborgt de continuïteit van de financiële administratie, met name in geval van opvolging;
– Stelt financiële overzichten op;
– Maakt het financiële gedeelte van het jaarverslag;
– Zorgt ervoor dat de financiële administratie, de manier waarop deze administratie gevoerd wordt en het financiële jaarverslag niet onnodig afwijkt van Richtlijn 650.
– Beheert de kas, de bankrekeningen en de eventuele spaarrekeningen, beleggingen en investeringen;
– Beheert de inventarislijst en het inventaris, bepaalt of en onder welke voorwaarden inventaris wordt uitgeleend en ziet toe op retourbezorging;
– Begroot inkomsten (inzamelingsacties) en uitgaven (projecten) en voert op deze activiteiten tussentijds en na afronding financiële controle uit;
– Beheert het budget en is gemachtigd afgesproken betalingen te doen, conform de vastgestelde begroting. Met de penningmeester wordt een maximaal uit te geven bedrag per dag afgesproken.
– Neemt het initiatief om voor bepaalde tijd ingestelde werkgroepen/projectgroepen decharge te verlenen;
– Onderhoudt contacten met fondsen, sponsoren en subsidieverstrekkers.
– Beheert de CRM-database, waarin de gegevens van bestuurleden, ex-bestuursleden, de donateurs en de vertegenwoordigers van de gesubsidieerde goede doelen zijn vastgelegd. De directie zorgt ervoor dat deze database actueel en betrouwbaar is, voor zover dat redelijkerwijs mogelijk is.
– ontvangt en verwerkt post voor stichting.
– Maakt een samenvatting van de vergaderverslagen;
– Maakt van elke vergadering een verslag/notulen waarin minimaal vermeld:
– De datum en plaats van de vergadering;
– De aanwezige en afwezige bestuursleden;
– De verleende volmachten;
– De genomen besluiten.
– Ontvangt alle binnenkomende post;
– Neemt kennis van en behandelt de post, schakelt waar nodig bestuursleden in om de post te behandelen en verzorgt de daaruit voortvloeiende correspondentie;
– Archiveert en digitaliseert alle relevante documenten;

Gebruik rolstoelbus:
Het gebruik van de rolstoelbus is uitsluitend bedoeld voor de doelgroepen zoals omschreven op de website, ouderen die vereenzamen, mindervaliden en jeugd met een rugzakje. De rolstoelbus kan tegen kostprijs worden ingehuurd door stichtingen en/of organisaties. Daarnaast kan de rolstoelbus verhuurd worden uitsluitend aan leden en/of donateurs van Stichting Memories Together of kan ingehuurd worden door bedrijven voor een VIP uitje. Er zullen geen privé reisjes worden ondernomen. De bus zal volledig onderhouden en bijgehouden worden door M.W. van de Beek.

Slotbepalingen:
– In gevallen waarin de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement niet voorziet, beslist het bestuur.
– Alle geïnteresseerden kunnen een kopie van de Statuten en/of Reglementen downloaden via de website van Stichting memories Together. Papieren exemplaren worden op eerste verzoek ter beschikking gesteld tegen een door het bestuur vast te stellen vergoeding.

Wilt u deze pagina als document downloaden en thuis op uw gemak lezen? Zie dan de DOWNLOAD pagina. Stichting memories Together dankt u voor uw belangstelling.