Vac: Secretaris

Elke stichting moet een goed bestuur hebben wil deze stichting overleven. zo ook Stichting Memories Toegether die de wens heeft ver vooruit te kijken op de langere termijn en een goed fundament te bouwen als bestuur. Een bestuur is het enige verplichte orgaan binnen elke stichting. Stichting Memories Together wil echter een stap verder en heeft de wens een zeer goed bestuur te formeren. Het is dan ook van belang dat deze regels omtrent het bestuur worden nageleefd. Niet alleen omdat dit de regels zijn maar ook om een solide uitstraling naar buiten te hebben net als transparantie.

Het bestuur is er uiteindelijk verantwoordelijk voor dat het doel van de stichting bereikt wordt. Om alle aspecten van de stichting goed te monitoren, bestaat het bestuur doorgaans uit verschillende personen met elk hun eigen taak. Een standaard stichting zal de volgende rollen in het bestuur hebben:

  • Voorzitter
  • Secretaris
  • Penningmeester

Stichting Memories Together werkt uitsluitend met vrijwilligers. Zo ook de rol van secretaris die Stichting Memories Together zal gaan ondersteunen. Mensen die hart hebben voor hun medemens. Elke vrijwilliger is automatisch verzekerd bij de Gemeente NOP.

Daarom is Stichting Memories Together op zoek naar een goede secretaris die deze stichting en vooral het doel & de missie een warm hart toedraagt en daar ook voor wil gaan. Dit vraagt echter een bepaalde houding en vaardigheden van deze secretaris.

Een secretaris draagt zorg voor een verantwoord beheer van de secretariële processen van Stichting Memories Together SAMEN met de andere leden van het bestuur.

Een secretaris wordt ook wel gekarakteriseerd als het geheugen van de organisatie. De secretarisfunctie is een van de bestuurlijke pijlers van de organisatie. De secretaris draagt de verantwoordelijkheid voor het verzamelen, ordenen en opbergen van informatie. Ook moet de secretaris op de hoogte zijn van wat er onder de vrijwilligers leeft, om zo in te kunnen
spelen op de behoefte van de vrijwilligers. Uiteraard weer samen met de andere bestuursleden.

De volgende aspecten horen bij het profiel van de secretaris:
– Nauwkeurig en ordelijk zijn;
– Onderweg kunnen met de computer;
– Beschikken over contactuele vaardigheden;
– Hoofd- en bijzaken kunnen onderscheiden;
– Plezier hebben in papier.

Takenpakket:
– Stelt (samen met de voorzitter) een agenda op voor de bestuursvergaderingen;
– Bereidt (samen met de voorzitter) de vergaderingen voor;
– Notuleert de vergaderingen;
– Handelt zo nodig de briefwisseling en het e-mailverkeer met derden af.
– Is verantwoordelijk voor de ledenadministratie;
– Geeft belangrijke informatie door aan het bestuur, de leden etc.

Tijdsbesteding:
De tijdbesteding is wekelijks naar eigen inzicht. Formeel moet de secretaris zich houden aan de jaarplanning, jaarvergadering en de overige afspraken die binnen de stichting zijn gemaakt. Wanneer de zaken op de rit zijn is een besteding van 2 tot 3 uur per week meer dan voldoende en zelfs ruim berekend.

Wilt u meer informatie? Bel gerust of stuur een e-mail, wij staan u graag te woord. LET OP………. SAMEN maken wij die mooie goals dus je staat er niet alleen voor.

Denk je dit te kunnen? Zie je het zitten om samen met de andere vrijwilligers de doelgroepen te kunnen ondersteunen? Gaat jou hart hier warmer van kloppen? Dan,…….. dan komen wij heel graag met jou in aanraking.

“Opgeven betekent niet altijd dat je te zwak bent om door te gaan, maar sterk genoeg bent om los te laten.”